Los sistemas de costos, ¿por qué son importantes?
Ricardo Yepes Gallego.
A lo largo de mi experiencia profesional en la industria, en especial como consultor, durante los últimos 10 años, he encontrado en la determinación de los costos un tema central en las imprentas, no siempre claro y frecuentemente aplicado con grandes vacíos en cuanto a metodología y conocimiento por parte de quienes diariamente están a cargo.
Presupuestar es un tema cotidiano y podría pensarse que disertar sobre la importancia de los sistemas de costos no parecería relevante.
Cada día nuestras empresas presentan ofertas, cierran negocios y ganan dinero, aunque no todas las historias son así de felices, pero si miráramos esta actividad con una mayor profundidad encontraríamos que muchas de las decisiones de costos, que a diario tomamos, no son el resultado de un análisis metodológico, sino, por ejemplo, de experiencias de otros colegas, resultados que traemos de años anteriores o decisiones que fueron eficaces en su momento y esperamos que sigan siéndolo.
Entonces, ¿por qué comentar sobre la importancia de los sistemas de costos? Porque es un hecho cierto, las imprentas ya no podrán conducirse como se hacía años atrás; la competencia aumenta y el mercado natural se reduce, esto hace de los sistemas de costos una de las mejores estrategias para generar ventajas competitivas.
Trabajar en otros temas como la actualización tecnológica y los sistemas de gestión es importante, pero tener en claro los costos debería ser una prioridad; es conveniente hacer lo demás, sin dejar de lado esto último. La principal razón por la que una empresa deja de ser viable es por su incapacidad para conocer la realidad de sus costos y elaborar planes de ajuste que le permitan mantener unos niveles mínimos de rentabilidad en momentos de dificultad.
Conviene ahora que precisemos qué es un sistema de costos, este se puede definir como un conjunto integrado de criterios y reglas de decisión, sustentables y verificables, orientados todos ellos, a identificar, asignar y controlar los costos y gastos que forman parte de la cadena de valor. Este reto nos plantea dos niveles de dificultad: el menor lo encontramos en la estimación de los costos directos, tema que es usualmente más fácil, y el mayor lo encontramos en la asignación de los costos y gastos que tienen el carácter de indirecto, tema en el que usualmente se falla.
El análisis de los costos comienza en el proceso contable. Una contabilidad adecuadamente llevada en cuanto a la identificación y asignación de los costos y gastos será una contabilidad que ofrecerá una base confiable para el mapeo de los costos, mientras que, por el contrario; una contabilidad con errores, especialmente en la asignación de los costos; brindará información distorsionada y el efecto en las tarifas para presupuestar será funesto. Es por esta razón que la importancia del contador es alta, y debería ser mayor, pero con frecuencia este funcionario se extravía en una labor subvalorada, hundido en trámites e informes, con frecuencia atrasado en los cierres mensuales y se pierde de vista la enorme relevancia de la información que procesa.
Ahora bien, ¿cuál sistema escoger? Existen varias opciones: costeo por absorción, costeo directo, costeo basado en las actividades, entre otros; pero más allá del sistema de costos que se adopte, mi recomendación y principal mensaje en este artículo: es necesario trabajar en los costos de manera consistente y sistemática. Como analista me he encontrado con frecuencia imprentas que nunca han hecho un análisis serio de sus costos, ¿cómo puede ser esto posible? Es el equivalente a volar una aeronave por instrumentos en mal estado, ¿volaría en ella?
ricardo.yepes@planeaconsultoriaespecializada.com
Skype: ricardoyepesgallego
